会计档案如何简单整理？「虎恒智能」

 

    会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他等四个大类，会计凭证几乎占全部会计档案96%以上。近年来由于企业会计管理越来越规范，会计档案形成单位凭证的装订整齐、规范，项目填写齐全，账本和报表一般都按档案要求装订整齐。如果对归档的会计档案进行分类、编目、对会计凭证以外的会计档案加盖件号章后，直接放入柜、架保管，减少不必要的手工整理的工作量，也会节省档案储存空间，降低保管成本，提高工作效率。

    1、会计凭证、账本、报表不装盒。
    1.1会计凭证。会计凭证归档时在形成单位就已经装订成册，凭证均用牛皮纸做封面，装订得非常整齐，封面和脊背都统一打印，会计凭证封面应写明单位名称，年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号、张数，并由会计主管、装订人分别签名或盖章。脊背上打印年度，月份、本月共几册，本盒是第几册，记账凭证从第几号到第几号，保管期限。其所包含的信息基本与会计档案管理所要求的信息一致，若将全宗号、案卷顺序号整理也同时打印，那么不用装盒直接放入档案柜、密集架中排列，由于装订整齐，在柜、架内排放不会出现歪倒、挤压现象。

     1.2会计账簿。账本一般为A4、A3纸张大小，大小、薄厚不一，因为账本盒一般为A4为标准，A3大小的账本只能对折放入盒中，长期折放也不利于档案的保存，还往往由于账本薄厚本身与盒子的尺寸并不相符，使盒子的空间利用不足，从而占有有限的档案空间。由于账本在装时都已经用硬皮做了封皮，对档案进行了有效的保护，把账本不装盒，直接平放在柜、架内，只在脊背或侧面书写或盖上案卷顺序号，方便检索即可。检索按案卷顺序号查找非常方便。

    1.3会计报表。报表盒是套装式的，材质厚、硬，脊背封合时不容易粘合，报表盒一般宽度为2分、3分、4分或5 分，但报表的厚度不定，当盒子的厚度不能被档案充满时，由于档案柜架尺寸是以A4格尺寸放为标准的，报表装盒后只能平放在柜、架中，平放的档案很容易出现倾斜。还由于是封套式的抽取时容易损坏档案，规范整理时要求卷盒内放置卷内目录和备考表，存、取时都会感觉不方便。因此报表不装盒，整理、编目、加盖件号章后，直接放入柜、架保存，在报表脊背或侧面盖上全宗号和案卷秦顺序号，按全宗、分类排放，使检索时更加方便。

    2、账本、报表、工资表等若有页号可不编连续的页号。归档的账本大多在扉页对页数都有说明，但报表、工资表、奖金表等重要的凭证附件，往往在装订时会根据薄厚，会按月合订，页数会不连续，对于这类案卷，不用重新编页号，而是累加为总页数，在备考表中说明即可。